что делает секретарь в администрации
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Должностная инструкция секретаря руководителя администрации сельского поселения «Яснэг»
Состав, должностные регламенты муниципальных служащих и должностные обязанности специалистов аппарата администрации, порядок и время приема граждан
Поддерживается в актуальном состоянии
Должностная инструкция секретаря руководителя администрации сельского поселения «Яснэг»
сельского поселения «Яснэг»
секретаря руководителя администрации
сельского поселения «Яснэг»
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя администрации.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками администрации изданных распоряжений и постановлений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя администрации, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Копирует документы на персональном ксероксе.
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав администрации и его подразделений; организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
Требования к квалификации.
Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
С должностной инструкцией ознакомлена:
сельского поселения «Яснэг»
07 сентября 2007 года
Должностной регламент заместителя
руководителя администрации сельского поселения «Яснэг».
1.2.Заместитель руководителя администрации назначается и освобождается от должности руководителем администрации по согласованию с Советом сельского поселения.
1.3. В своей деятельности заместитель находится в подчинении руководителя администрации сельского поселения.
1.4 Работа заместителя строится согласно должностных обязанностей.
1.5. В случае отсутствия руководителя администрации, на период отпуска, командировки или болезни обязанности исполняет заместитель руководителя администрации.
2.Основные задачи и обязанности.
2.1. Организует разработку проектов перспективных и текущих планов работы администрации.
2.3. Организует приём населения и работу с письмами, жалобами, заявлениями граждан.
2.4. Осуществляет координацию работы женсовета и Совета молодёжи.
2.5. Выдаёт гражданам справки, предусмотренные законодательством.
2.6. Осуществляет государственную регистрацию актов гражданского состояния в соответствии с требованиями Федерального Закона «Об актах гражданского состояния», Закона Республики Коми «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований поселений в Республике Коми государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» и распоряжения руководителя администрации сельского поселения «Яснэг»
2.7. Организует подворный обход, оформление похозяйственных книг.
2.8. Совершает нотариальные действия ( в рамках предоставленных полномочий ).
2.9. Ведёт статистическую отчётность.
2.10. Ведёт учёт граждан, нуждающихся в улучшении жилищно-бытовых
условий и получении жилья.
2.11. Готовит документы на заседания Совета администрации.
2.12. Организует подготовительную работу по проведению выборов, референдумов.
2.13. Готовит отчёты о проделанной работе.
2.14. Осуществляет контроль за выполнением постановлений, распоряжений
2.15. Ведёт учёт, оформление и хранение трудовых книжек, личных дел сотрудников администрации.
2.16. Ведёт работу по обеспечению сохранности документов, подлежащих передаче в архив.
2.17. По поручению руководителя администрации заместитель выполняет работу и по другим вопросам, входящим в компетенцию администрации.
Для решения задач и обязанностей заместитель руководителя администрации имеет право:
3.1. Участвовать в осуществлении анализа исполнения постановлений, распоряжений и иных нормативно-правовых актов по вопросам, отнесённых к его компетенции.
3.2. На получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения служебных обязанностей.
3.3. Посещать в установленном порядке для осуществления своих полномочий организации, учреждения, расположенные на территории администрации.
3.4. Давать населению консультации в пределах своей компетенции.
3.5. Вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением должностных обязанностей.
3.6. На ознакомление с документами, определяющими его права.
4.1. Несет ответственность за ненадлежащее и несвоевременное исполнение должностных обязанностей в порядке, установленном законодательством;
4.2. Несет ответственность за действие и (или) бездействие, повлекшие нарушения прав и законных интересов граждан в порядке, установленном законодательством;
4.3. Несет ответственность за неразглашение сведений, содержащихся в служебных документах, а также ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей;
4.5. Несет ответственность за сохранность бланков, документов, штампов и печатей.
Ознакомлена 07 сентября 2007 г.
сельского поселения «Яснэг»
ответственных за воинский учет
В соответствии с требованиями Закона Российской Федерации «О воинской обязанности и военной службе», «Положения о воинском учете» должностные лица, ответственные за ведение воинского учета обязаны:
1.Осуществлять первичный воинский учёт граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более 3 месяцев) на территории администрации. При постановке граждан на воинский учёт должностные лица проверяют наличие и подлинность военных билетов или удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, а также подлинность записей в них. Проверяют наличие отметок о снятии с воинского учёта по прежнему месту жительства и постановки на воинский учёт по новому месту жительства. Проверяют соответствие военных билетов и удостоверений граждан паспортным данным, наличие фотографии. При обнаружении в военных документах неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, сообщают об этом в отдел военного комиссариата для принятия соответствующих мер.
2. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, постоянно или временно проживающих на территории администрации, обязанных состоять на воинском учёте.
3. Вести учёт организаций, находящихся на территории администрации, контролировать ведение в них воинского учёта.
4.Заполнять карточки первичного учёта, учетные карточки и алфавитные карточки на граждан пребывающих в запасе, учетные карты на призывников. Заполнение указанных документов производится в соответствии с записями в военных билетах и удостоверениях граждан, подлежащих призыву на военную службу.
При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы, должность, месте жительства или месте временного пребывания и другие необходимые сведения, содержащиеся в документах граждан, принимаемых на воинский учёт.
5.Производить отметку о постановке гражданина на воинский учёт в карточке регистрации и в военном билете.
6. Размещать карточки первичного учёта, учетные карточки, алфавитные карточки и карты призывников в соответствующие разделы учётной картотеки.
7. Оповещать офицеров запаса и призывников о необходимости личной явки в отдел военного комиссариата для снятия с воинского учёта и постановки на воинский учёт.
8.Составлять и представлять в отдел военного комиссариата в 2-х недельный срок списки граждан, убывших на новое место жительства за пределы муниципального образования без снятия с воинского учёта.
9. Составлять и предоставлять в отдел военного комиссариата в 2-х недельный срок в тетради по обмену информацией список граждан, снятых с воинского учёта.
10. Производить в документах воинского учёта умершего гражданина соответствующую запись, которую заверяют подписью руководителя администрации и гербовой печатью. О невозможности получения документов умершего гражданина, сообщают в отдел военного комиссариата.
11. Сверять не реже одного раза в год документы первичного воинского учёта с документами воинского учёта организаций, отделом военного комиссариата, с карточками регистрации, с похозяйственными реестрами.
12. Оповещать по указанию отдела военного комиссариата граждан о вызовах в отдел военного комиссариата.
13. Своевременно вносить изменения в сведения, содержащиеся в документах первичного воинского учёта, и в 2-х недельный срок сообщать о внесённых изменениях в отдел военного комиссариата.
14. Ежегодно представлять в отдел военного комиссариата до 1 ноября списки юношей 15-ти и 16-ти летнего возраста, а до 1 октября – списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт в следующем году.
15.Ежеквартально 25 марта, 25 июня, 25 сентября и 25 декабря предоставлять сведения об органе местного самоуправления, на который возложены полномочия по осуществлению первичного воинского учета на территории, где отсутствуют военные комиссариаты.
16.Предоставлять ежегодно до 28 декабря в отдел военного комиссариата отчёт о результатах осуществления первичного воинского учёта в предшествующем году.
16. Разъяснять должностным лицам организаций и гражданам их обязанности по воинскому учёту, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учёте и осуществлять контроль за их исполнением.
Время приёма граждан:
Ежедневно с 8 часов до 16 часов
Выходной день: суббота, воскресенье
Перерыв на обед с 12часов до 13 часов
О лицах, ответственных за направление межведомственных запросов о предоставлении документов и информации, необходимых для предоставления муниципальных услуг, в информационной системе «система обработки обращений заявителей» по администрации сельского поселения «Яснэг»
Наименование типовой муниципальной услуги,
Орган местного самоуправления в Республике Коми (учреждение)
«Признание граждан малоимущими для предоставления им по договорам социального найма жилых помещений муниципального жилищного фонда муниципального образования сельского поселения «Яснэг»»
6. Администрация сельского поселения «Яснэг»
«Принятие на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях муниципального жилищного фонда
1. Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Республике Коми.
2. Федеральное ГУП «Ростехинвентаризация –Федеральное БТИ» по РК
4. Администрация сельского поселения «Яснэг»
Должностная инструкция по специальности «Ответственный секретарь редакции»
Вы можете скачать должностную инструкцию ответственного секретаря редакции бесплатно. Должностные обязанности ответственного секретаря редакции
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОТВЕТСТВЕННОГО СЕКРЕТАРЯ РЕДАКЦИИ
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ответственного секретаря редакции _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность ответственного секретаря редакции принимается лицо с профессиональным образованием по специальности (высшим; средним), стажем работы не менее (“Журналистика”, “Полиграфия”, др.) (3 лет; 4 лет; пр.)
1.3.Ответственный секретарь редакции должен знать:
-основы газетно-журнального производства;
-методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;
-стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала);
-правила и нормы охраны труда;
-основы организации труда и управления;
-основы трудового законодательства;
-основы авторского права;
-законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати;
-специфику информационной работы;
-порядок заключения авторских договоров;
-методы подготовки материалов в печать;
-методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий;
-правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.
1.4.Ответственный секретарь редакции принимается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации по представлению _________________________________.
1.5.Ответственный секретарь редакции находится в подчинении у _______________________.
1.6. В период отсутствия ответственного секретаря редакции (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции обязан:
2.1.Организовать и контролировать внутриредакционную работу, касающуюся планирования, своевременной и качественной подготовки материалов к печати.
2.2.Вместе с редакторами отделов разрабатывать проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представлять их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
2.3.Организовать своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
2.4.Отбирать материалы в газету (журнал).
2.5.Контролировать выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
2.6.Руководить работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
2.7.Руководить подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
2.8.Обеспечивать соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
2.9.Подготавливать договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спец. редакторами и научными консультантами.
2.10.Отвечать за выполнение сдачи материала в набор, контролировать прохождение номера, вносить по мере необходимости коррективы, осуществлять связь с типографией.
2.11.Организовать работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы.
2.12.Координировать работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
2.13.Организовать профессиональную учебу редакционного персонала.
3.Права
Ответственный секретарь редакции вправе:
3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2.Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3.Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
4.Ответственность
Ответственный секретарь редакции ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3.Причинение материального вреда организации в установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________